samenwerking
door op 21-06-2016 11:31ARTIKELOndernemerschap

Culturele samenwerking in de praktijk: “niet vóór, maar mét de partner denken”

Van de praktijk kan je leren, zeker als het gaat om samenwerkingen. Want hoe ziet een geslaagde samenwerking tussen culturele instellingen er uit in de praktijk? Hoe gaan musea, theaters, poppodia en citymarketeers om met het zoeken van partners? En wat gebeurt er als een samenwerking minder goed verloopt?

Samenwerkingen tussen culturele organisaties zijn overal te zien. Denk bijvoorbeeld aan Onvergetelijk, een project van het Stedelijk Museum, wat rondleidingen aanbiedt voor mensen met dementie en hun mantelzorgers en onder verschillende namen bij andere musea wordt geïmplementeerd. Of 24H Amsterdam, een project van Amsterdam Marketing, wat 24 uur lang activiteiten organiseert bij culturele instellingen en horecabedrijven in steeds een ander stadsdeel in Amsterdam. Of We Try Out, een cloud waar theaters en producenten hun promotiemateriaal kunnen delen zodat dit gemakkelijker bij elkaar terechtkomt.

Deze samenwerkingen hebben elk hun eigen verhaal, waar de sector inspiratie uit kan opdoen. Wat hebben de medewerkers / initiators van bovenstaande samenwerkingsprojecten geleerd? Wat is hun beeld van de perfecte samenwerking?

Hierover kwamen Hannah van der Rest van 24H Amsterdam, Anouk Heesbeen van Onvergetelijk en Richard Zuidgeest van We Try Out samen. Tijdens een panelgesprek onder leiding van Hilde Smetsers op de inspiratiemiddag slimmer samenwerken van Cultuurmarketing en ACMC op 7 april 2016 spraken zij over hun ervaringen met samenwerkingen.

De hiërarchie van de samenwerking

Zoals veel andere samenwerkingen hadden 24H Amsterdam, Onvergetelijk en We Try Out te maken met verschillende soorten samenwerkingspartners. Zo werkt 24H Amsterdam samen met zowel grote horecabedrijven als kleine culturele initiatieven, maakt We Try Out afspraken met zowel theaters als producenten en werkt Onvergetelijk met partners in de zorg en het Stedelijk met de diverse participerende musea. Hoe kan een initiatief ervoor zorgen dat al deze verschillende partners op één lijn zitten?

Bij zowel 24H Amsterdam als Onvergetelijk is het samenwerkingsproces van tevoren gecentraliseerd in één culturele organisatie: respectievelijk Amsterdam Marketing en het Stedelijk Museum Amsterdam. Dit zorgt ervoor dat de voorwaarden van de samenwerkingen vast liggen en de partners zich daaraan houden. “Het was van tevoren al besloten hoe het programma bij de verschillende musea geïmplementeerd zou worden,” vertelde Heesbeen, “dus daar kon geen onduidelijkheid over bestaan.”

samenwerking

Onvergetelijk Stedelijk, foto door Tomek Whitfield

Echter, niet elke samenwerking kent een dergelijke hiërarchische opbouw. Zo ontstond We Try Out toen meerdere theaters en producenten samen het delen van promotiemateriaal wilden vergemakkelijken. Hierbij werd niet één theater of producent aangesteld als degene die het proces zou leiden. Volgens Zuidgeest komt het er dan op neer om elkaars verwachtingen duidelijk op een rijtje te hebben. Dat is niet altijd even eenvoudig.

Je moet ervoor zorgen dat iedereen nog op een lijn zit als het gaat om het grote plaatje.

De motivatie en sturing van samenwerkingspartners

De verschillende soorten samenwerkingspartners die meedoen aan 24H Amsterdam, We Try Out en Onvergetelijk hebben elk hun verschillende verwachtingen en motivaties. Dit komt niet altijd overeen met de verwachtingen van de overkoepelende organisatie. Zo kijkt Amsterdam Marketing vanuit het perspectief van citymarketing naar 24H Amsterdam en zien de partners het juist als een mogelijkheid om een nieuw publiek te bereiken.

Hierom benaderen veel organisaties 24H Amsterdam ook zelf. “Zij zijn vaak meer gemotiveerd dan organisaties die we zelf hebben moeten aanspreken,” aldus Van der Rest. “Het is belangrijk om een balans te houden tussen deze verschillende soorten partners met behulp van een duidelijk sturingsmechanisme, met duidelijke afspraken.”

Ook Zuidgeest merkte op dat er verschillen bestonden tussen de bijdrages van alle deelnemers van We Try Out. Volgens Zuidgeest was het niet altijd duidelijk wie verantwoordelijk is voor wat, waardoor de samenwerkingspartners niet genoeg druk voelen om daadwerkelijk de cloud te gebruiken. Zonder duidelijke afspraken en verwachtingen werden de mogelijkheden van het project niet altijd gebruikt. Hierdoor is We Try Out nooit helemaal van de grond gekomen en ligt het project op dit moment stil. Toch spreekt Zuidgeest positief over de vele lessen die uit het project te halen zijn.

Heesbeen implementeerde het Onvergetelijk initiatief bij het Centraal Museum Utrecht, het CODA Museum, het Drents Museum, het Limburgs Museum, het Mauritshuis, Museum Boijmans Van Beuningen, Museum Dr8888, Natura Docet Wonderryck Twente Denekamp, Singer Laren en het Zeeuws Museum. Ze is steeds voor een beperkte tijd bij een museum in huis voordat ze verder gaat naar het volgende. Daarom moet ze ervoor zorgen dat de afspraken van het project ook nageleefd worden als haar tijd bij het museum op is. “We staan natuurlijk altijd klaar om musea bij te staan, maar ze moeten zelf het programma blijven volgen,” aldus Heesbeen.

Controleer het samenwerkingsproces

Ook tijdens het proces is het van belang om die sturingsmechanismes in het oog te houden.  Hoe controleer je processen van samenwerking? Wat gebeurt er nadat het proces is afgelopen? Zuidgeest vertelde ook hier over hoe het gebrek aan duidelijke richtlijnen voorafgaand en tijdens het samenwerkingsproces voor problemen kunnen zorgen: “Als je niet eerst expliciet en duidelijk de ‘regels’ van de samenwerking bespreekt dan heb je ook geen grip op het proces zelf.”

Het wat meer informele karakter van We Try Out zorgde ook voor problemen tijdens het samenwerkingsproces. Volgens Heesbeen komt dit vaak voor bij samenwerkingen, omdat men bang is te veel afstand te creëren door strengere richtlijnen in te stellen. Toch is het noodzakelijk om het proces vooraf vast te leggen op papier, waarbij het duidelijk is dat een handtekening ook bindend is. “Dat komt wellicht wat afstandelijk over, maar zo kan je wel continuïteit waarborgen,” aldus Heesbeen.

Ook na het samenwerkingsproces is het belangrijk dat er gecontroleerd wordt of alles goed is verlopen. Bij 24H Amsterdam draait het hierbij om het vergaren van data, met behulp van enquêtes voor de deelnemende bedrijven en culturele instellingen. “We vragen ze hoeveel nieuwe bezoekers op ze af zijn gekomen,” vertelde Van der Rest, “en of ze deze ook zien terugkomen.” Aan de hand van de enquête kan 24H Amsterdam verschillende succesverhalen uit de buurt delen, waardoor het zichzelf als een steeds sterker merk kan profileren. Dat trekt weer nieuwe samenwerkingspartners.

Als je niet eerst expliciet en duidelijk de ‘regels’ van de samenwerking bespreekt dan heb je ook geen grip op het proces zelf.

De belangrijkste leerpunten van de samenwerking

Als laatste bespraken Van der Rest, Heesbeen en Zuidgeest wat de belangrijkste leerpunten zijn die ze uit hun ervaring met samenwerkingen meenemen. Elk benadrukten ze het belang van openheid en duidelijke afspraken. Volgens Zuidgeest is het bij samenwerkingen vooral belangrijk om lange-termijn doelen voor ogen te houden. “Je verliest jezelf vaak door alleen maar naar het probleem wat je direct voor je ziet te kijken. Maar je moet juist ervoor zorgen dat iedereen nog op een lijn zit als het gaat om het grote plaatje.”

Voor Heesbeen komt samenwerken vooral aan op het constant controleren wat de verwachtingen en gevoelens van de verschillende partners zijn. “Hierbij heb ik geleerd dat je niet vóór, maar mét de ander moet denken,” zei ze. “Anders neem je aan dat iedereen nog hetzelfde denkt terwijl dat niet het geval zou kunnen zijn.” Een continue open communicatie is dus de sleutel tot het succes achter een geslaagde samenwerking.

Fotocredit: Flickr

Renée Jansen

Geschreven door Renée Jansen

Renée Jansen studeerde Liberal Arts & Sciences en Letterkunde aan de Vrije Universiteit van Amsterdam. Ze werkte als webredacteur bij Cultuurmarketing.