door op 10-12-2008 19:05ARTIKEL

Digitaal Erfgoed Conferentie: Diane M. Zorich over het samenwerken van bibliotheken, archieven en musea

Naar buiten! Dat was het thema van de Digitaal Erfgoed Conferentie die op 9 en 10 december plaats vond in Rotterdam. Dit jaar was het congres volgeboekt met maar liefst 425 deelnemers die graag meer wilden weten over het actief contact zoeken met de doelgroep.

De aftrap van de conferentie werd gegeven door Diane M. Zorich. Zij is specialist op het gebied van het ontsluiten van cultuur via digitale netwerken en werkte onder andere voor het Metropolitan Museum of Art en the American Association of Museums. Naast het adviseren van erfgoedinstellingen, deed Zorich onderzoek naar de manier waarop samenwerking tussen LAMs (library, archive en museums) tot stand komt.

Zorich startte met het schetsen van enkele algemene bevindingen. Zo vertelde zij dat mensen beginnen met zoeken bij Google: mensen gaan niet van site naar site, maar gebruiken Google als startpunt. Hierbij maakt het de gebruiker niet uit welke site de informatie geeft. Hij of zij kiest vaak voor de informatie die het eerst boven komt in Google. Dit betekent dus dat mensen niet automatisch naar jouw site komen wanneer zij op zoek zijn naar informatie over jou. Het betekent echter wel dat je voor veel mensen niet bestaat, wanneer je online niet te vinden bent!

Van Cabinet of Curiosity naar integrated search

In eerste instantie was het museum een ‘Cabinet of Curiosity’ volgens Zorich. Dit betekent dat verschillende objecten zoals boeken, papers en andere werken op één plek te vinden waren. Dit is niet democratisch (want het is locatie gebaseerd en dus niet zichtbaar voor iedereen), niet economisch, maar wel geïntegreerd (want alles was immers op één plek te vinden).

Hierna kreeg ieder materiaal zijn eigen plek. Boeken zijn te vinden in de bibliotheek, objecten in het museum, etc. Dit is democratischer, want objecten zijn op verschillende plekken te vinden, economischer, maar minder geïntegreerd.

Nu zijn we klaar voor het ‘one for all’ principe. Dit betekent dat alles geïntegreerd wordt, maar dan online! Dit is het meest democratisch (want toegankelijk voor iedereen), economisch en het meest geïntegreerd. Hiervoor moet het wel mogelijk zijn om in meerdere data bronnen tegelijk te kunnen zoeken. Dit heet ‘integrated search’.

Volgens Zorich is het model wat er nu is, niet goed. De huidige stand van zaken is namelijk dat veel erfgoedinstellingen eigen online archieven hebben. Ze werken echter niet samen om al het beschikbare materiaal online te krijgen op een manier die gebruikers aanstaat.

Beyond the silos of the LAMs

Naar dit proces heeft RLG Programs en Research/OCLC onder de naam ‘Beyond the silos of the LAMs‘ onderzoek gedaan. Door middel van een serie van workshops met verschillende instellingen is er onderzocht wat de voorwaarden zijn om samenwerking teweeg te brengen. Het vormgeven van een samenwerking gaat via het volgende model. Hierbij beweegt de organisatie zich van links naar rechts en wordt het proces steeds complexer en intensiever:

Bron: Beyond the Silos of the LAMs

Uit het onderzoek blijkt dat er een lijn is tussen ‘coordination’ en ‘collaboration’. De meeste organisaties komen in het proces tot die lijn en gaan dan weer terug naar de oude situatie.  Om werkelijk te transformeren moet de organisatie zich als het ware over die lijn heen tillen.

In de workshops is de instellingen gevraagd wat de ideale informatie omgeving zou zijn als er geen beperkingen zoals budget en capaciteit zouden zijn. Antwoorden hierop waren onder andere een ‘federaal zoekmodel’ en ‘één store’ voor digitale objecten met een back-end systeem waarin iedereen kan zoeken.

De centrale vraag hierbij is natuurlijk of deze projecten gerealiseerd kunnen worden. Dat kan wanneer samenwerken een gedeelde visie wordt waar iedereen aan mee wil werken. Om dit te bereiken moeten er incentives zijn zoals promotie, salaris en (publieke) herkenning. Stimulerende factoren zijn een ondersteunende administratieve unit, flexibiliteit en een directie of comité. Door deze factoren is het voor instellingen mogelijk om over ‘de lijn’ heen te gaan en werkelijk te transformeren.

‘Als je geen strategie hebt, ga je ten onder’

Ter afsluiting benadrukte Zorich nogmaals dat gebruikers online aanwezig zijn op sociale netwerken waar ze creëren en socializen met gelijkgestemden. Momenteel is er een discrepantie tussen de musea en de netwerken waar users zich bevinden. Wanneer je als organisatie dus niet online bent, word je irrelevant voor de mensen die online zijn. Volgens Zorich is 2.0 een zwart gat. ‘Als je geen strategie hebt, ga je ten onder. Ben dus strategisch in de manier waarop je je informatie naar buiten brengt op 2.0 omgevingen. De meeste musea doen enorme investeringen om te digitaliseren, maar dit doen ze met name op de eigen site. Dit is echter niet de beste manier, want dit komt niet overeen met het gedrag en de verwachtingen van gebruikers.’

Om met de woorden van Diane Zorich te spreken: consider collaboration! Een gedeelde visie zorgt ervoor dat je de dingen kan doen die transformatie teweeg brengen. Alhoewel de sessie niet voor iedereen iets nieuws zal hebben toegevoegd, was het voor sommigen wellicht een eye opener. Stellingen als ‘wanneer je niet online bent, besta je niet’ zijn immers heftige statements. Interessant vind ik met name de randvoorwaarden van samenwerkingen. Alhoewel er al de nodige onderzoeken naar gedaan zijn, zie je ook hier weer heel duidelijk dat het niet om de techniek gaat. Het is mogelijk om te digitaliseren en samen te werken om zo tot integrated search modellen te komen, maar de implementatie van de samenwerking is het probleem. Hoe zorg je ervoor dat een verandering van de onderste tot de bovenste laag van de organisatie doordringt en wordt geadopteerd? Het onderzoek doet een stap in de richting door enkele factoren inzichtelijk te maken. Het blijft echter mensen werk en dat is fragiel, zelfs wanneer alle randvoorwaarden goed zijn.

Later deze week volgt het verslag van de lezing van Nancy Proctor op de Digitaal Erfgoed Conferentie. Zij is hoofd nieuwe media van het Smithsonian American Art Museum. Ook de keynote van Diane M. Zorich is hopelijk later hier te vinden.

En hier via Frankwatching de keynote van Diane M. Zorich:

Going Outside to Get Inside

View SlideShare presentation or Upload your own. (tags: museum archive)

Photocredit: WallyG

Hilde Smetsers

Geschreven door Hilde Smetsers

Hilde Smetsers is mede-oprichter en directeur van Cultuurmarketing. Het is Hilde’s missie om de kunst- en cultuursector te versterken.