door op 16-09-2010 10:23ARTIKELOndernemerschap

Festival-les van Paul Gudgin

Er staan nog diverse nazomerfestivals op de rol, maar in Edinburgh zijn ze alweer aan het bijkomen van hun traditioneel overvolle augustusmaand. Op uitnodiging van de provincie Overijssel bezocht ik dit jaar het Edinburgh Fringe Festival en nam deel aan een tweedaagse masterclass van oud-festivaldirecteur Paul Gudgin. Dat leverde heel wat nuttige informatie en inzichten op!
Paul Gudgin was 8 jaar lang directeur van het befaamde Edinburgh Fringe Festival. Het maakte in die tijd (1999-2007) een enorme groei door. Vandaag de dag zijn de statistieken helemaal indrukwekkend: in 2009 waren er meer dan 2.000 shows, 31.000 optredens en werden er 1,7 miljoen kaarten verkocht.

Wat zijn Pauls lessen?

Ontwikkel een unieke formule
Ontwikkel een festival dat perfect aansluit op je locatie/stad/regio én op je ‘persoonlijke’ passie. Bepaal je focus en ‘keep it simpel’ de eerste jaren. Later kun je altijd uitbouwen en experimenteren, zonder daarbij de focus (het unieke karakter van jouw festival) uit het oog te verliezen. Wees helder over de persoonlijkheid en de merkwaarden van je festival.

Neem vrijwilligers serieus
Zorg voor een goed vrijwilligersbeleid. Maak er iemand verantwoordelijk voor, wees duidelijk over de rol van de vrijwilligers (briefing), laat zien wat het hen oplevert (sociaal gebeuren, ontmoeten) en geef een passende beloning (goed eten, kleding/badge, samen op de foto, certificaat na afloop).

Faciliteer de pers
Zorg dat je de pers naar je stad/locatie toehaalt tijdens het festival en faciliteer het netwerken. Verplaats een bestaand congres naar de festivalperiode en organiseer debatten. Geef je festival prestige door hooggeplaatste gasten uit te nodigen.
Richt je bij het benaderen van de pers niet puur op de feiten, maar breng verhalen. Loop je programmering grondig door en bedenk bij elk element wat het achterliggende interessante/ontroerende verhaal is. Maak keuzes in je boodschap en richt je op diverse nieuwsaspecten/redacties (niet alleen op de cultuurredactie!). Breng een mix van: iets lokaals, iets schokkends/revolutionairs, iets over een beroemdheid, iets ongebruikelijks. Haak in op actuele thema’s en lever kant-en-klare artikelen aan. Vervang slecht bezochte persconferenties door een aantrekkelijk ‘feestje’ voor de persrelaties. Gebruik foto’s die het gevoel van je festival uitstralen (publiek centraal).

Denk vanuit de sponsor
Benader potentiële sponsors/financiers altijd vanuit hun positie. Wat is hun belang? Wat levert het hen op? Codewoord: het publiek. Dat is voor hen interessant, die mensen willen zij ook bereiken. Betrek sponsoren vervolgens actief, laat hen zelf zaken ontwikkelen (in Edinburgh ontwikkelde hoofdsponsor Royal Bank of Scotland bv. zelf toegangspoorten tot hoofdstraat The Royal Mile). Zorg wel voor balans vermelding sponsor en festival (festival is hoofdboodschap). Zorg achteraf voor een goede verslaglegging richting sponsoren (statistieken festival, media-aandacht, etc.). Dat maakt duidelijk dat je ze serieus neemt.

Maak politici belangrijk
Maak naar de (lokale) overheid het belang van jaarlijks terugkerende festivals duidelijk. Die leveren veel meer op (aan bezoekers en inkomsten) dan incidentele, grootschalige (sport)evenementen. Festivals zijn een belangrijke drijfveer voor toerisme en dragen in belangrijke mate bij aan het imago van een stad of regio. Festivals geven politici een kans om een positieve boodschap te brengen (en te scoren richting andere steden/regio’s), dus maak ze belangrijk.

Communiceer krachtig en doorlopend
Kijk goed naar het ontwerp van je communicatiemiddelen. Mensen moeten instinctief weten wat het voor festival is, de middelen moeten direct opvallen, het design moet herkenbaar zijn EN toepasbaar voor alle mogelijke middelen en toepassingen.
Communiceer het hele jaar door over je festival. Online kan dat heel goed door 365 per jaar een interessante website te hebben, met archief oude voorstellingen, blogs van makers, recensies van bezoekers, korte trailers van komende producties, automatische feeds van andere sites/social media, overzicht van waar festivalproducties nu (wereldwijd) te zien zijn.

Werk samen
Werk zoveel mogelijk samen. Met andere festivals, met universiteiten/opleidingen, bedrijfsleven, etc. etc. Er is eigenlijk geen enkele organisatie waar je niet mee zou kunnen samenwerken. Zoek altijd naar de raakvlakken die je met een andere partij hebt. Het levert je niet alleen inkomsten (sponsoring, adverteerders) op, maar vooral meer bekendheid en efficiency. Zo kun je samen kostbare tools ontwikkelen (bv. bewegwijzering, iPhone-app), speellocaties ontwikkelen en aan gedeelde problemen werken.

Blik terug
Evalueer om te kijken of je doelen hebt behaald en of je organisatie optimaal heeft gefunctioneerd. Maar ook om kansen te kunnen benoemen. Breng je evaluatie (‘jaarverslag’) naar buiten, dit draagt bij aan een open en professionele uitstraling. Kies de doelgroep zorgvuldig (fondsen, sponsoren, politiek en pers). Wees kort, direct en visueel sterk.

Geschreven door Berber van Oyen