Inleiding

Cultuurmarketing (hierna: “wij”) verwerkt persoonsgegevens van haar leden, deelnemers aan bijeenkomsten en andere contactpersonen. Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van onze overeenkomsten met leden en evenementbezoekers en in het kader van dienstverlening- en servicedoeleinden. In deze privacyverklaring leggen we uit waarom en op welke manier we persoonsgegevens verwerken.

Bij verwerking van persoonsgegevens volgen wij de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet helpt jouw privacy te beschermen.

Wie zijn wij?

Cultuurmarketing is de community voor iedereen die publiek verbindt met kunst, cultuur en erfgoed. Meer informatie over onze organisatie is te lezen via deze pagina. Deze privacyverklaring heeft betrekking op al onze verwerkingen – ook indien we samen met andere partijen persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld in het geval van een partnerbijeenkomst). Wij zijn gevestigd aan de Tolstraat 182 (1074VM), in Amsterdam. Cultuurmarketing staat geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 60780134.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, betaalgegevens, deelnamedetails van bijeenkomsten waaronder lunchvoorkeuren, foto’s, contactgeschiedenis, beroepsgerelateerde informatie zoals organisatienaam, adresgegevens organisatie, interessegebieden (bijvoorbeeld ‘e-mailmarketing’ of ‘strategieontwikkeling’), functietitel en -niveau, specialisme, en digitale informatie zoals cookies en surfgedrag.

Hieronder vind je een overzicht met noodzakelijk te verstrekken persoonsgegevens per type relatie. Dat betekent dat je alle overige persoonsgegevens die hierboven zijn opgesomd, vrijwillig kunt verstrekken. Wij informeren je bij het afgeven van je persoonsgegevens waarom we het verwerken en met welk doeleinde.

Type relatie Noodzakelijke persoonsgegevens
Leden en deelnemers aan bijeenkomsten Voornaam, achternaam, e-mailadres, organisatienaam, adresgegevens organisatie, betaalgegevens
Nieuwsbriefabonnees, sparringspartners en
accountgebruikers op de website
E-mailadres
Websitegebruikers IP-adres (geanonimiseerd)

Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Wettelijke verplichtingen
    Een klein deel van onze verwerkingen is wettelijk verplicht. Hierbij gaat het vooral om persoonsgegevens die nodig zijn om aan onze belastingplicht te voldoen. Een voorbeeld hiervan zijn de persoonsgegevens die staan genoteerd op een factuur.
  • Ledenadministratie en dienstverlening
    In onze ledenadministratie houden we bij welke organisaties lid zijn van Cultuurmarketing, met daarbij de lidmaatschapshouders. Dit zijn de personen die gebruik maken van het lidmaatschap. Van lidmaatschapshouders houden we verschillende persoonsgegevens bij om onze diensten zo optimaal mogelijk uit te voeren. Zo slaan we contactgegevens op om je te kunnen bereiken, kan je ervoor kiezen om je interessegebieden met ons te delen, zodat we je van de meest relevante informatie kunnen voorzien en verwerken we persoonsgegevens voor onze marktonderzoeken. Van deelnemers aan onze bijeenkomsten verwerken we deelnamedetails waaronder lunchvoorkeuren zodat we jou een passende maaltijd kunnen bieden en de show/no-show voor evaluatie- en marketingdoeleinden.Je kunt ons via verschillende kanalen bereiken: telefoon, post, e-mail, Twitter, LinkedIn en Facebook. Om dat mogelijk te maken verwerken wij ook persoonsgegevens. Tot slot houden we ook persoonsgegevens bij ter verbetering van de algehele dienstverlening. Bijvoorbeeld surfgedrag op de website om de gebruiksvriendelijkheid te analyseren of om te zien welke artikelen het meest gelezen worden, en open- en clickrates om het succes van marketingcommunicatie inspanningen te meten.
  • Bijzondere gegevens
    Wij verwerken twee typen bijzondere persoonsgegevens. Namelijk etniciteit (foto’s) en gegevens over gezondheid (lunchvoorkeuren). Foto’s maken we om een indruk te geven van onze activiteiten en netwerk. Lunchvoorkeuren worden verwerkt om je te voorzien van een passende lunch tijdens trainingsdagen. Deze verwerkingen zijn vrijwillig en worden niet voor andere doeleinden gebruikt. Ook hiervoor geldt: als je vragen hebt of bezwaar wilt aantekenen, dan horen we het graag.
  • Nieuwsbrieven en mailings
    Je kunt je bij ons aanmelden voor de tweewekelijkse nieuwsbrief. Indien van toepassing, wordt deze gepersonaliseerd aan de hand van jouw persoonsgegevens. Zo krijgen Cultuurmarketing leden een nieuwsbrief te zien met de voor hen geldende tarieven en bijeenkomsten die alleen toegankelijk zijn voor leden. Daarnaast informeren we leden en evenementbezoekers over soortgelijk aanbod, op basis van jouw persoonsgegevens. Als je geen nieuwsbrieven en aanbiedingen meer wil ontvangen, dan kan je je voor dit type mailings uitschrijven via een afmeldlink onderaan de mail. Cultuurmarketing leden ontvangen daarnaast als onderdeel van het lidmaatschap een maandelijkse ledenupdate.
  • Werving (marketing)
    Cultuurmarketing beweegt met de sector mee, en daarom werven wij nieuwe sprekers voor bijeenkomsten, docenten voor workshops- en cursussen, leden voor onze programmaraad en incidenteel ook nieuwe collega’s. Daarnaast werken wij voor onze programmering samen met diverse partners. Om met iedereen contact te onderhouden, verwerken wij ook van hen contactinformatie en beroepsgerelateerde informatie zoals organisatienaam,, functietitel en -niveau en specialisme.Voor campagnes gericht op het lidmaatschap en bijeenkomsten verwerken we ook persoonsgegevens. Bijvoorbeeld digitale informatie zoals IP-adres, cookies en/of surfgedrag, zodat we op de juiste plekken de meest relevante advertentie te kunnen laten zien. Daarnaast verwerken we ook beroepsgerelateerde informatie zoals interessegebieden en functieniveau, om je het meest passende aanbod te kunnen doen.

Rechten van betrokkenen

Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft iedereen een aantal rechten. Wij doen ons uiterste best om hier zo goed mogelijk aan te voldoen. Heb je tips of opmerkingen? Laat het ons dan weten. Ieder persoon heeft recht op het volgende.  

  • Informatie en inzage. Je kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens we van jou verwerken. We vertellen je dan ook graag meer over het hoe en waarom we die gegevens verwerken.
  • Rectificatie. Als we verkeerde persoongegevens van jou verwerken, dan horen we dat graag. We zullen het dan zo snel mogelijk aanpassen.
  • Vergetelheid. Je kunt de persoonsgegevens die wij van jou hebben laten verwijderen. Let op: het kan zijn dat we voor andere doeleinden (fiscale redenen of ontdubbelen bijvoorbeeld) die gegevens nog wel moeten verwerken. We brengen je daar in dat geval van op de hoogte.
  • Beperking. Als je het idee hebt dat wij jouw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kun je die verwerking ook laten beperken.
  • Bezwaar (verzet). Voor de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je bezwaar indienen. Wanneer we jouw persoonsgegeven louter gebruiken voor marketingdoeleinden, zullen we die verwerking op verzoek zo snel mogelijk beëindigen.
  • Overdraagbaarheid. Je kunt een verzoek indienen om persoonsgegevens over te (laten) dragen. Je krijgt dan een overzicht met al jouw persoonsgegevens die wij verwerken.
  • Het intrekken van toestemming. In principe kan je je voor iedere nieuwsbrief of soortgelijk aanbod uitschrijven via een uitschrijflink onderaan de e-mail. Mocht er onverhoopt toch iets misgaan of als je de toestemming voor een andere verwerking wilt intrekken, dan kan je contact met ons opnemen.
  • Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Denk je dat wij niet handelen in overeenstemming met de privacywetgeving? Dan horen we dat natuurlijk graag. Mochten we er samen niet uitkomen, dan kan je een klacht indienen bij de AP.

Om van je rechten gebruik te maken kun je contact met ons opnemen via service@cultuurmarketing of 085-4017988.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Indien er sprake is van een financiële transactie, worden persoonsgegevens wegens fiscale redenen voor een periode van zeven jaar bewaard. Na deze termijn en een periode van inactiviteit worden de persoonsgegevens geanonimiseerd. Indien er geen sprake is van een financiële transactie, worden bij nieuwsbriefabonnees en gebruikers op de website na twee jaar inactiviteit de persoonsgegevens geanonimiseerd of gewist. Wanneer je wilt dat wij eerder gegevens van je anonimiseren of wissen, kan je contact met ons opnemen.

Grondslagen van de verwerkingen

Cultuurmarketing verwerkt persoonsgegevens op basis van drie wettelijke grondslagen. Een deel van de gegevens verwerken wij voor het uitvoeren van een wettelijke plicht, andere voor het uitvoeren van een overeenkomst (bijvoorbeeld lidmaatschap of deelname aan een bijeenkomst) en een gedeelte in het kader van het gerechtvaardigd belang van Cultuurmarketing: het uitvoeren van onze doelstelling. Hier vallen ook marketingdoelstellingen onder. Indien je meer wilt weten over de afweging die wij bij het gerechtvaardigd belang maken, dan geven wij daar graag toelichting op. Tot slot verwerken we sommige persoonsgegevens met jouw expliciete toestemming: dit gaat met name over online tracking methodes zoals cookies en de Facebook pixel.

Derde ontvangers

Wanneer je deelneemt aan één van onze bijeenkomsten, worden jouw naam en organisatienaam vermeld op een deelnemerslijst. De deelnemerslijst wordt gedeeld met andere aanwezigen in het kader van netwerken. Indien je niet vermeld wilt worden op de deelnemerslijst, kan je dit bij ons aangeven.

Als lid van Cultuurmarketing wordt jouw organisatienaam vermeld op een pagina in de vergrendelde ledensectie op de website. Hier hebben alleen ingelogde gebruikers met een actief Cultuurmarketing lidmaatschap toegang toe, zodat de leden binnen de community zichtbaar zijn voor elkaar. Jouw persoonlijke contactgegevens worden niet gedeeld binnen (of buiten) de community: hiervoor zullen wij altijd eerst toestemming aan jou vragen. Deze regel geldt voor iedere verspreiding van jouw persoonsgegevens aan derden met uitzondering van bovenstaande situaties en tenzij wij hier wettelijk verplicht toe zijn, zoals bij de Belastingdienst.

Op de website van Cultuurmarketing zijn een aantal verwijzingen naar andere websites te vinden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de manier waarop die partijen persoonsgegevens verwerken. Daarvoor kun je de privacyverklaring van de betreffende organisatie lezen.

Voor de uitvoering van onze diensten schakelen wij diverse andere organisaties in. Dit zijn geen ‘derde ontvangers’ maar verwerkers. Wij werken bijvoorbeeld samen met customer engagement agency Smart Connections en maken gebruik van administratiesysteem Exact Online en webanalysetool Google Analytics. Alle partijen die wij inschakelen verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en in opdracht van Cultuurmarketing.

Beveiliging

Wij hebben de beveiliging van jouw persoonsgegevens hoog in het vaandel staan. Om deze reden hebben wij een databeveiligingsbeleid opgesteld, zodat alleen noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw persoonsgegevens, en overeenkomstige afspraken gemaakt met onze verwerkers door middel van verwerkersovereenkomsten. Partijen waarmee wij samenwerken die zijn gevestigd in de Verenigde Staten, zoals mailprogramma’s Mailchimp en Help Scout, zijn aangemeld bij het EU-U.S. Privacy Shield framework.

Cookieverklaring

Cookies zijn tekstbestanden die door een internetpagina op een pc, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst. De daarin opgeslagen informatie over jouw websitebezoek kan opnieuw worden opgevraagd zodat we je bijvoorbeeld herkennen bij een volgend bezoek. Cultuurmarketing plaatst cookies en vergelijkbare technieken om je bezoek aan onze website zo makkelijk en persoonlijk mogelijk maken.

Hierbij maken we onderscheid tussen drie typen cookies. We plaatsen functionele cookies zodat de website goed functioneert en op jouw voorkeuren kan worden ingesteld. Zo blijven bijvoorbeeld producten in je winkelwagen liggen, onthouden we dat je bent ingelogd en je tracking cookies hebt geaccepteerd of geweigerd. Door functionele cookies hoef je niet steeds jouw voorkeuren te herhalen, wat een prettiger gebruik van onze website oplevert. Deze functionele cookies leggen geen gegevens vast die herleidbaar zijn naar jou als persoon.

Ook plaatsen wij analytische cookies van Hotjar (een online behaviour recording tool) en Google (als deel van de “Analytics”-dienst). Wij gebruiken deze diensten om inzicht te krijgen in hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht. Wij staan Google niet toe de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. De informatie die Hotjar en Google verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Het IP-adres, waarmee jouw apparaat herkenbaar is en jouw locatie wordt vastgelegd, en andere persoonsgegevens die herleidbaar zijn naar jou (wanneer je bijvoorbeeld zelf je e-mailadres achterlaat), worden nadrukkelijk niet opgeslagen. Deze analytische cookies leggen geen gegevens vast over jou als persoon.

Tenslotte vragen wij bij bezoek aan onze website toestemming voor het plaatsen van tracking- en advertisingcookies zoals de Facebook Pixel en AddThis. Deze plaatsen we om ervoor te zorgen dat je relevante Cultuurmarketing advertenties op andere websites te zien krijgt en zodat onze content via social media deelbaar is.

Je kunt cookies verwijderen via je browserinstellingen. Hieronder vind je een lijst met de meest gebruikte browsers en met de manier waarop je in die browser je cookies kunt verwijderen: Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari (iOS of macOS).

Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming (FG), maar we helpen je graag met jouw vragen. Hiervoor kun je contact opnemen via service@cultuurmarketing of 085-4017988.