De succescriteria van een geslaagde samenwerking in de culturele sector
door op 15-11-2016 09:30ARTIKELOndernemerschap

De succescriteria van een geslaagde samenwerking in de culturele sector

Samenwerking kent veel voordelen voor culturele organisaties. Het geeft organisaties de mogelijkheid om gebruik te maken van elkaars expertise om grote problemen op te lossen en complexte voorstellingen, tentoonstellingen, of festivals te organiseren. Helaas is niet elke samenwerking even effectief. Wat zijn de succes- en faalfactoren achter een geslaagde samenwerking?

Vaak komen culturele organisaties tot samenwerking als ze voor een gezamenlijke opgave staan die te groot of te complex is om door één partij opgelost te worden. Denk bijvoorbeeld aan de Amsterdamse instellingen die samenkomen tot het Joods Cultureel Kwartier om zo samen het brede spectrum aan Joods erfgoed in de spotlight te zetten.

Dé persoon die hier bij uitstek veel over kan vertellen is Margot Gerené. Voor haar werk als executive director bij Stichting Nederlands Uitburo heeft zij culturele instellingen in verschillende grote Nederlandse steden aan elkaar verbonden in één overzichtelijk platform. Die ervaring bracht haar tot de positie van partner bij Blueyard, wat onder andere (culturele) organisaties helpt in samenwerkingsprocessen.

Gerené sprak op de inspiratiemiddag slimmer samenwerking op 7 april 2016, georganiseerd door Cultuurmarketing en ACMC, over hoe twee of meerdere culturele organisaties succesvol samen kunnen komen.

De juiste samenwerkingspartner(s) kiezen

Gerené definieert samenwerking als het samenkomen van minstens twee partners die bewust voor elkaar kiezen. Hierbij is er geen sprake van een hiërarchische relatie die je bijvoorbeeld ziet bij een opdrachtgever en een uitvoerder. Het is voornamelijk belangrijk dat de keuze voor elkaar goed doordacht is, zodat er geen sprake is van een mismatch.

Om daarvoor te zorgen is het van belang dat de partijen eerst de volgende vier dingen overwegen:

  • Selectiecriteria: waar moet een partner aan voldoen?
  • Eigen belang: wat wil mijn organisatie uit de samenwerking halen?
  • Belang partner: wat wil de partner uit de samenwerking halen?
  • Uiteindelijke keuze: is samenwerking wel de juist keuze? Kan de opgave ook opgelost worden zonder samen te werken?

Gerené wijst naar het samenwerkingsproject Van Gogh Brabant als een voorbeeld van een zorgvuldig gekozen partnership. In dit project kwamen vijf Brabantse culturele instellingen samen om verschillende tentoonstellingen, events, en workshops te organiseren die het leven van Vincent van Gogh in Brabant in de spotlight zetten. Bij deze samenwerking is er bewust voor gekozen om klein te beginnen: met 5 culturele instellingen die elkaar echt tot een hoger niveau konden tillen.

Het samenwerkingscontract inrichten

Volgens Gerené gaan veel (al dan niet) culturele instellingen samenwerkingen aan zonder van tevoren duidelijk af te spreken wat de verplichtingen en verwachtingen van alle partijen zijn. Hierdoor doen zich tijdens het samenwerkingsproces te vaak onnodige communicatieproblemen voor. Denk bijvoorbeeld aan partners die tegelijkertijd tegenstrijdige social media posts maken, omdat er niet één partij is aangewezen voor online communicatie.

Deze problemen kunnen voorkomen worden met behulp van een samenwerkingsovereenkomst. Partners kunnen dit onderling regelen via een contract, of via een rechtsinstitutie. Dat laatste is wellicht wat formeler, maar het creëert wel duidelijkheid.

Wat volgens Gerené niet altijd gebeurt, maar wel van belang is, is een overweging van de gelijkheid in de relatie. Vaak is het taboe om expliciet uit te spreken of één partner aangewezen moet worden als kartrekker, of dat een partij een groter stemrecht moet krijgen dan de ander. Het is belangrijk dat partners dit bespreekbaar maken, aangezien men impliciet toch ideeën heeft over de verdeling binnen een relatie. Als van tevoren vast ligt of er wel of niet sprake is van gelijkwaardigheid, is de kans op misverstanden en frustraties kleiner.

De succescriteria van een geslaagde samenwerking

Het maken van bewuste, heldere stappen blijft ook belangrijk in het samenwerkingsproces zelf. Neem de tijd om te controleren of de afspraken die van tevoren gemaakt zijn ook nageleefd worden. Hebben alle partners nog een gedeeld beeld over de opgave? En is er bij alle partijen nog steeds dezelfde focus en commitment?

Bekijk ook constant tot hoeverre de partners hun eigen unieke kwaliteiten en expertise kunnen blijven gebruiken in het samenwerkingsproces. Brengt het samenwerkingsproces de verschillende resources van de partners goed samen? Overlegt de partij met veel social media expertise genoeg met de partij die fantastisch beeldmateriaal kan leveren? Om een samenwerking tot een succesvol einde te brengen is het van belang dat er helderheid bestaat over de inzet van alle partijen.

Als laatste geeft Gerené nog wat tips voor een goed geslaagde samenwerking:

  • Neem de tijd, zowel voorafgaand aan het proces als tijdens het proces
  • Maak constant de belangen van alle betrokken partijen expliciet
  • Leg samen een exit-strategie vast: op welk punt is de samenwerking succesvol afgerond? Of, op welk punt is de samenwerking mislukt, en wat gebeurt er dan?
  • Vier je successen
  • Bouw vertrouwen op bij partners door je afspraken na te komen

Fotocredit: WikiCommons